Pengelolaan Laboratarium secara Tradisional

Pagi ini seorang teman saya bernasib sama dengan saya, yaitu dalam waktu dekat akan di tambahi tanggung jawab.

 

Kalau saya di bidang Data dan Informasi sedang teman saya disamping mengajar juga mengelola fasilitas laboratorium Jurusan Keperawatan. Tergambar dalam pikiran saya betapa rumit mengelola laboratorium karena sistem yang ada adalah menggunakan metode konvensional alias pakai inventaris menggunakan catatan buku, lembaran dan menghitung stok secara langsung.

 

Saya yakin seyakin-yakinnya  barang  yang ada tidak sama dengan jumlah sebagaimana mestinya alias tidak terdeteksi

 

Laboratorium keperawatan berisi ratusan barang peraga anatomi tubuh manusia, peralatan paramedis dan medis, gambar, ruangan tiruan ruangan-ruangan dan bangsal rumah sakit, peralatan bedah minor, barang habis pakai (contoh obat-obatan, infus set, jarum suntik, gloves, dll) dan tidak habis pakai .

 

Tugas pengelola bukan hanya menyimpan tapi juga mengeluarkan bila diperlukan untuk beberapa keperluan:

         dosen meminjam untuk peraga mengajar

         mahasiswa meminjam untuk redemonstrasi dan keperluan lain

         pemgembalian

         stok barang tersedia

         dan jumlah stok barang yang perlu segera di sediakan

         pengingat waktu kapan kembali

         perhitungan-perhitungan lain.

 

Laboratorium Keperawatan Malang akan melayani ratusan dosen dan mahasiswa keperawatan, saya kira  perlu segera pengelolaan secara efisien di lakukan dengan optimalisasi teknologi yang ada.

 

Sistem Informasi Manajemen Laboratorium Keperawatan.

Dengan memanfaatkan SIM laboratorium keperawatan berbasis komputer  pengelolaan laboratorium akan lebih efektif dan efesien (Ind. mangkus dan sangkil). Hal ini dapat terlihat dari beberapa aspek:

         Identifikasi seketika semua jenis dan jumlah item-item yang dimiliki laboratorium

         Identifikasi dengan seketika status dari item-item laboratorium (rusak, terpinjam oleh siapa,  kapan harus kembali, atau kapan kembali, jumlah denda, hilang, dll)

         Posisi, peletakan pada tempat penyimpanan.

         Pengenalan item cukup dengan perangkat OCR terhadap item yang dilengkapi Bar Code.

         Pengelolaan jadwal pemakaian peralatan (dan ruangan).

 

 

Langkah-langkah Implementasi:

 

Langkah pertama dan utama untuk implementasi sistem adalah aspek political will,  aspek ini mencakup dukungan dan fasilitasi oleh jajaran manajemen (manajemen poltekkes dan jurusan),  pihak manajemen akan mempertimbangkan man, money, dan other resources. Mungkin saja akan dilakukan studi kelayakan project, analisis dampak terhadap budaya organisasi, aspek biaya pemeliharaan untuk keberlanjutan.

 

Penerapan sistem informasi dipengaruhi dan mempengaruhi budaya institusi, membutuhkan maintenance paling tidak bisa kita bayangkan yang kasat mata, institusi akan membutuhkan administrator jaringan, operator komputer, konsultan dan teknisi komputer dan jaringan (termasuk programmer). Ini menyangkut pekerjaan mereka, menyangkut menggaji, dan implikasinya adalah anggaran lembaga. Sanggup apa tidak?

 

Pelaksanaan Project

 

Selanjutnya pelaksanaan project diawali dengan mengalisis sistem, meliputi menganalisis alur informasi pengelolaan laboratorium kemudian membuat desain sistem informasi, prototyping, dan uji coba.

 

Tantangan

 

Tantangan pertama adalah hambatan dari ‘manusia’ lain. Setiap gagasan positif akan di tangkap orang lain yang ber-mindset positif sebagai gagasan positif; dan begitu juga sebaliknya.

 

Tantangan lain adalah kultur. Seorang teman saya yang menyusun tesis berkaitan dengan LAN dan bagian dari penyusunan tesis tersebut di lakukan di suatu tempat di Aceh. LAN terpasang dengan sempurna termasuk perangkat komputer dan penunjangnya. Juga pelatihan operasionalisasi jaringan dan komputer, serta pendampingan beberapa saat setelah pelatihan. Begitu di evaluasi  beberapa  minggu kemudian diketahui komputer lengkap dengan jaringannya tidak terpakai. Penyebabnya yang menyangkut budaya orang per orang, kultur organisasi atau kultur masyarakatnya terhadap sesuatu yang baru atau terhadap teknologi atau terhadap apa yang dipandang baik dan apa yang di anggap positif.

 

Saya sekiankan dulu, dengan membaca tulisan saya di atas anda akan semakin tahu bahwa saya tidak banyak tahu tentang tahapan implementasi sistem, maklum.